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Numérisation des documents nécessaires au recouvrement et au contrôle des cotisations sociales : de nouvelles règles à partir du 1er juillet 2019

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 a prévu que les cotisants des régimes général et agricole peuvent conserver sur support informatique, les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier et nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. 


Les modalités de numérisation ont été fixées par l'arrêté du 23 mai 2019, paru au Journal officiel du 29 mai 2019.


L'objectif est que le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l'archivage numérique, soit réalisé dans les conditions et garanties prévues à l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.


Cette procédure entrera en vigueur à compter du 1er juillet 2019.


Comment se déroulera la procédure ?


La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l'original en image et en contenu, y compris, le cas échéant, s'agissant des couleurs. Et les dispositifs de traitement sur l'image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.


Quant à l'archivage numérique, il peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d'archivage numérique des documents établis à l'origine sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés durant toute la durée de conservation.


Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il doit en outre être assorti :


  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

  • d'une empreinte numérique ;

  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;

  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

     

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.


Quid si la procédure de numérisation n'est pas respectée ?


L'arrêté du 23 mai 2019 précise que si la pièce justificative ou le document n'est pas numérisé selon les modalités prévues, le cotisant devra présenter l'original sous format papier.


À défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou de pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.


Pour rappel, si, lors d'un contrôle, la personne contrôlée ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle, l'URSSAF peut opérer un redressement par taxation forfaitaire (R. 243-59-4 du Code de la sécurité sociale).


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